– Det är idéerna som räknas och vår styrka är att hitta bra idéer. Det är oftast det som avgör om det blir ett bra event, inte en stor budget, säger Fredric Wedin som 2008 grundade Verkställande Byrån.
Tillsammans med medarbetaren Michelle Forss-Lindblom och Annelie Öberg, som driver egna bolaget Form & Projekt, har han under åren arrangerat många av de konserter och företagsevent vi ö-viksbor nog någon gång besökt.
De vet vad man bör tänka på för en lyckad tillställning, från början till slut.
– Inbjudan sätter nivån för vad man vill åstadkomma och visar ambitionen för eventet. Skickar man ett mejl med bara lite text eller med någon clipart-bild så är risken att det ger en helt felaktig bild av vad som komma skall. Det innebär inte att inbjudan behöver vara beströdd med diamanter, men har man lagt lite tanke bakom den så skickar det ut en signal om vad man kan förvänta sig, säger Fredric som rekommenderar att man försöker tänka på helhetsintrycket; på den röda tråden i tillställningen.
För att lyckas med det är det viktigt att känna målgruppen och anpassa aktiviteterna och underhållningen därefter. Val av lokal, mat och de många små detaljerna är i många fall avgörande för ett lyckat event.
– Miljön gör mycket och det behöver inte vara ett dyrt ställe eller dyra råvaror. En genomtänkt meny eller annorlunda lokal kan faktiskt avgöra om festen blir så minnesvärd man som arrangör vill att den ska bli. Huvudsaken är att man gör det festligt och att det passar den nivå man tänkt sig. Genom att till exempel visa kockens hantverk genom att göra den sista uppläggningen i middagslokalen gör att det känns proffsigt och högtidligt. Samtidigt kan man komma undan med att bjuda på en grillkorv bara miljön är den rätta. Gör det bara högtidligt, med själ och kärlek i en passande lokal så brukar de flesta bli nöjda, säger Fredric.
Och just högtidligt ska festen inledas.
– Börja med bubbel – det är fest! Bestäm sedan tempot genom att bordsservera alkoholen under middagen, säger Fredric och förklarar att så länge gästerna inte kan förse sig själv slipper man det överdrivna intaget.
Om man dessutom låter bli att servera starksprit och håller sig till vin och öl så minskar man ytterligare risken för att överförfriskade gäster förstör festen både för sig själv och andra.
En annan fallgrop att undvika är undermålig teknik så att konferencierer inte hörs, film hackar eller ljudet försvinner. Eller att ha en övertro på att kändisar ska rädda en fest.
– Kända namn och artister är inte räddningen för någonting. Är det väldigt bra nivå så kan det givetvis lyfta en fest, men når man inte dit är det oftast bättre att lyfta in saker som uppskattas för alla. I stället kan man lägga lite extra krut på att servera lokala råvaror, bjuda på lite bättre dryck eller någon upplevelse som de kan prata om långt efteråt, säger Fredric och fortsätter.
– Det oväntade kan få folk att slappna av, men det kan samtidigt bli för spexigt och fel om till exempel chefen ska uppträda. Någonting litet och subtilt som skapar en snackis som får folk att börja prata med varandra, som att ha någon väldigt otippad person som jobbar i garderoben när gästerna anländer, sådant kan höja stämningen och sätta prägel på eventet på en gång.
Samtidigt tycker han att man ska vara sparsam med programpunkterna.
– Många vill klämma in så mycket som möjligt med framträdanden och aktiviteter, men är det någonting folk klagar på så är det att man inte hinner prata. Låt programmet vara luftigt – folk är där för att träffas.
Tips!
- Välj gärna närproducerad mat och dryck. De flesta uppskattar det om man använder sig av lokala produkter.
- Tänk på tekniken så hörs och syns det du vill.
- Låt programmet vara luftigt. Gästerna ska hinna prata och umgås.
- Kombinera nytta med nöje. Firar företaget 30 år, så passa på att lyfta in någonting ytterligare, som att prata om framtiden och lyfta fram medarbetare.
- Lej ett proffs. För ett lite större event kan den utgiften sparas in då färre arbetstimmar går åt och bättre leverantörsavtal kan slutas. Dessutom kan du själv slappna av och ha kul på den egna festen.